第一条 为规范学生资助档案管理，维护学生资助档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》、《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》、《福建省归档文件整理细则》（试行）等相关法规，结合学生资助经办操作规程，特制定本办法。

第二条 我院学生处学生资助管理中心，负责学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。

第三条 本办法所称学生资助档案，是指资助部门在办理学生资助业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条 学生资助档案分为综合类、表册类、财务类、声像类四大类。

第五条 学生资助档案由学生资助部门档案室集中保存。

第六条 我院学生处学生资助管理中心应严格按照本办法的规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务材料，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

第七条 我院学生处学生资助管理中心应做好学生资助档案的管理、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定、销毁等并认真落实，确保学生资助档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第八条 学生处资助管理中心档案管理人员应及时将已办结的学生资助业务材料收集齐全、整理规范、装订成册并定期向学院档案室归档，办理归档交接手续。

收集过程中应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的文件材料，应退回整改。档案收集时应办理交接手续。 

第九条 学生资助业务档案分类应按照学生资助业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”分类法对学生资助业务材料进行分类、整理，并及时编制卷内目录、案卷目录、备考表等。学生处资助管理中心应对接收的档案材料及时进行检查、分类、编号、入库保管。

第十条 学生资助档案的保管期限分为永久和定期。

第十一条 学生处资助管理中心应依法为教育部门、相关学校、金融机构、受助学生和家长等提供档案信息查询服务。

第十二条 学生处资助管理中心对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级教育行政部门备案，经学生资助部门分管领导批准后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十三条 各类学生资助业务经办过程中形成的综合类、财务类、电子文件、音像、照片等材料分别按照《福建省归档文件整理细则（试行）》（闽档〔2001〕55号）、《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）及《福建省会计档案基础工作规范》（闽财会[2000]74号）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T 15—95)、《照片档案管理规范》(GB/T 11821—2002)进行管理。

第十四条  本办法由学院学生工作处负责解释

第十五条  本办法自发布之日起施行。